רקע:
1. עם התרחבות האגודה וריבוי התחומים בה היא עוסקת, ניכר שחברי הועד עמוסים מאוד בפעילות היומיומית השוטפת ובמעקב ותגובה לשלל ההודעות המגיעות דרך הדואר האלקטרוני. מצב זה מביא לכך שחברי העוד אינם פנויים לעסוק בעבודת שטח, הובלת הועדות, קידום פרוייקטים וביצוע מטלות שהוחלט עליהן.
2. לפגישות הועד מגיעים היום 8 חברי ועד, יו"ר ונציג ועדת ביקורת.
3. תיאום וניהול ישיבות רבות משתתפים (8-10) הוא דבר קשה ומסורבל.
4. בפגישות הועד מתקבלות החלטות חשובות לגבי הקצאת משאבים, כיווני התפתחות והכרעות בנושאים שונים, וישנה חשיבות רבה לקבלת החלטות שהן שקולות, הוגנות ומקדמות את האגודה וההמאופתיה בארץ. ריבוי משתתפים הופך את תהליך קבלת ההחלטות איטי וקשה.
5. צוותים שאינם חברים בועד עשויים לפעול יותר טוב מעצם היותם ממוקדים בפרוייקט ובנושא שלפניהם ולא עסוקים בכל ענייני האגודה.
6. ניתן לשמור על שקיפות וגיוון דעות על ידי דיווחים שוטפים ופעילות נמרצת של ועדת ביקורת.
7. יש צורך להעביר את השינוי בישיבת המליאה
ההצעה:
לועד הכללי ייבחרו 8 חברים, לתקופה של שנתיים (כמו היום)
מתוך 8 האלה ייבחרו 4 חברים לועד המצומצם.
4 חברי הועד המצומצם, ביחד עם יו"ר ונציג ועדת ביקורת, יהיו מוזמנים לכל פגישות הועד ויהיו מכותבים על כל התכתובת השוטפת של האגודה. תפקידם העיקרי יהיה קבלת החלטות, ניהול ופיקוח על הועדות. בנוסף, חברים אלה יעמדו בראש הועדות הבאות: חינוך, קבלה, גזברות, איוש.
4 החברים הנוספים שנבחרו יעמדו בראש ועדות וצוותים כגון: צוות חירום, קידום הומאופתים, אתר האגודה, סמינרים, ביטאון, קשרי חוץ, ועוד. צוותים אלו יוכלו להיות מאוישים גם ע"י חברי אגודה שאינם בועד.
ההחלטה על מי ישב בועד המצומצם ומי בועד הכללי תיעשה בשיטת הקונצנזוס (הסכמה והתאמה אישית לרצונותיהם של האנשים שנבחרו). במידה ולא תושג הסכמה מלאה יוכל יושב הראש להכריע.
בנוסף יוזמנו ראשי צוותים וראשי ועדות להשתתף בישיבות הועד בסעיפים ספציפיים הנוגעים לתחום העיסוק שלהם.
פעמיים בשנה תיערך פגישה של הועד הכללי, לעדכון ולקביעת מדיניות כללית.
איוש הועדות:
חבר אחד בועד המצומצם ועוד חבר אגודה (שאינו בועד) יוגדרו כצוות איוש. תפקידם יהיה למצוא אנשים מתאימים המסכימים למלא תפקידים פעילים בועדות השונות. צוות האיוש יקבל פניות של אנשים שמוכנים להתנדב ואף יפנה באופן ישיר לאנשים בבקשה למילוי תפקידים. לאחר קבלת הסכמתם יובאו השמות לאישור רשמי בועד המצומצם. כמו כן יוגדרו ההטבות, ההחזרים והסמכויות של אותה ועדה (כגון כניסה חינם לסמינרים, החזרי נסיעות, החזרים על פגישות ועוד).
תפקוד הועדות: כל ועדה תכתוב נהלי עבודה מסודרים. ראש הועדה יקבע את קצב הפגישות הנדרש וחלוקת התפקידים הפנימית. ראש הועדה ידווח באופן שוטף ליו"ר או לאחד מחברי הועד המוגדר כאחראי לתחום. הוועדה תעבוד באופן עצמאי כל עוד היא במסגרת הנהלים שנקבעו. כל חריגה עקרונית או תקציבית תובא לאישור הועד המצומצם.
ועדת ביקורת: ישנה חשיבות גדולה למעורבות פעילה של ועדת ביקורת בתפקוד הועדות. שני חברי ועדת ביקורת יחלקו ביניהם את האחריות על הועדות השונות ויהיו מכותבים על הדיווחים, או אף ישתתפו בחלק מפגישות הועדה.
דוגמאות:
• היום קיימות מספר ועדות שכבר פועלות בפורמט המוצע: צוות חירום, צוות ספרים, ועדת אתיקה. צוותים אלו נפגשים באופן עצמאי ובונים את תוכנית העבודה שלהם מבלי נוכחות של חברי הועד בצוות. הם מוסרים דיווחים באופן שוטף ליו"ר ולועד המנהל. במידה ועולה שאלה עקרונית הם מפנים אותה ליו"ר, אשר מעלה את הסוגייה לדיון בועד במידת הצורך. לדוגמא: צוות חירום ביקש הנחייה האם מותר לאדם שאינו חבר אגודה להשתתף בפעילות החירום. התשובה ניתנה שניתן לשלב תלמידים או מטפלים שאינם חברי אגודה בפעילות הכללית, אבל רק חברי אגודה יוכלו לטפל בחולים בשטח.
• צוות האתר, צוות עבודה ופרנסה, יחסי ציבור, נציגות בלשכה, סמינרים, ביטאון ועוד... כל אלה יכולים לעבוד ולתפקד באופן עצמאי, ואף להיות יותר יעילים מעצם היותם משוחררים מענייני הועד השוטפים, מפגישות הועד ומעומס המיילים.
|
